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Smart Home trifft auf digitale Ordnung – und das auf deinem eigenen Server.
Wenn du Home Assistant für dein Smart Home nutzt und Paperless-NGX zur digitalen Dokumentenverwaltung einsetzt, kannst du durch ihre Kombination ein echtes Automatisierungs-Kraftpaket schaffen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du beide Tools sinnvoll miteinander verknüpfst – einfach, effizient und sicher.
For detailed instructions and an explanation of all configuration options, I recommend the YouTube video linked below. In this video, every single setting is explained in detail so that you receive comprehensive instructions for the exact setup. You can find any code from the video in this article so that you can use it directly without having to type it in.
🔧 Warum diese Kombination Sinn ergibt
Home Assistant ist die Schaltzentrale deines Smart Homes – du steuerst alles von Licht bis Sicherheit. Paperless-NGX dagegen hilft dir, deine Papierflut zu bändigen und Dokumente digital zu verwalten. Gemeinsam sorgen sie für maximale Kontrolle über dein digitales Zuhause – inklusive automatisierter Workflows.
Stell dir vor: Eine neue Rechnung flattert per Mail herein oder wird gescannt. Paperless-NGX erkennt automatisch den Anbieter, das Datum und den Betrag. Gleichzeitig informiert dich Home Assistant darüber – oder triggert sogar Aktionen:
- Lichtbenachrichtigung bei neuer Rechnung
- Push-Nachricht bei Steuerdokumenten
- Erinnerung im Kalender bei Zahlungsfristen
- Automatischer Upload von Dokumenten in die Cloud oder dein NAS
Was ist Paperless-NGX?
Paperless-NGX ist ein leistungsfähiges, selbst gehostetes Dokumentenmanagement-System (DMS), das dir dabei hilft, Ordnung in dein digitales Dokumentenchaos zu bringen. Es basiert auf dem ursprünglichen Open-Source-Projekt „Paperless“ und wurde unter dem Namen „Paperless-NGX“ als modernisierte, aktiv gepflegte und stark verbesserte Variante weiterentwickelt.
Hier zur Paperless-NGX Installation.
🧾 Die Grundidee: Dokumente digital erfassen & durchsuchbar machen
Mit Paperless-NGX kannst du alle deine papierbasierten oder digitalen Dokumente zentral verwalten. Egal ob eingescannte Rechnungen, Briefe, Verträge oder PDF-Dokumente per E-Mail – alles wird strukturiert abgelegt, automatisch verschlagwortet und mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) durchsuchbar gemacht. Dabei ist es egal, ob das Dokument aus dem Scanner kommt, als PDF hochgeladen wurde oder per E-Mail an Paperless weitergeleitet wird.
🧠 Intelligente Texterkennung mit OCR
Ein zentrales Feature ist die integrierte Texterkennung. Dank OCR werden Inhalte automatisch ausgelesen – sogar aus handschriftlichen oder schlecht gescannten Dokumenten (je nach Qualität). Das ermöglicht es dir, nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach Inhalten zu suchen – z. B. nach dem Namen eines Absenders, einer Rechnungsnummer oder einem bestimmten Betrag.
🏷️ Automatisches Tagging & Dokumentenklassifizierung
Paperless-NGX nutzt Konsumenten (consumers) – das sind kleine Regeln oder Skripte, die automatisch Dokumente erkennen, verschlagworten (taggen), kategorisieren und archivieren. Beispielsweise erkennt das System, dass es sich bei einem bestimmten PDF um eine Stromrechnung von deinem Versorger handelt, und weist es der Kategorie „Nebenkosten“ zu, versieht es mit dem Tag „Strom“ und legt es im passenden Jahr ab.
Du kannst die Regeln individuell anpassen – entweder durch einfache Benutzeroberflächen oder durch reguläre Ausdrücke (RegEx), wenn du tiefer einsteigen willst.
📥 Mehrere Importquellen möglich
Dokumente gelangen auf verschiedenen Wegen in Paperless-NGX:
- Direkter Upload über die Weboberfläche
- Automatischer Import aus einem lokalen Ordner (z. B. vom Scanner)
- E-Mail-Import über eine dedizierte IMAP-Schnittstelle
- API-Upload durch andere Anwendungen
Damit kannst du z. B. deinen Scanner oder Multifunktionsdrucker so konfigurieren, dass er Dokumente direkt an Paperless-NGX übergibt – vollautomatisch.
🗃️ Suchfunktion & Filter
Die intuitive Weboberfläche bietet dir eine mächtige Suchfunktion mit verschiedenen Filtern – nach Datum, Kategorie, Schlagwort, Quelle, Dokumenttyp und vielem mehr. Du findest also in Sekunden jedes Dokument – auch Jahre später. Ideal für Steuererklärungen, Garantien oder Vertragsüberprüfungen.
🔒 Datenschutz & Selbst-Hosting
Ein großer Vorteil: Paperless-NGX läuft komplett lokal bei dir – z. B. auf einem NAS, Raspberry Pi, Linux-Server oder via Docker. Du behältst die volle Kontrolle über deine Daten. Keine Cloud, kein externer Anbieter, keine Abo-Kosten. Ideal für alle, die Wert auf Datenschutz und digitale Souveränität legen.
🧩 Erweiterbar & API-freundlich
Dank einer gut dokumentierten REST-API kannst du Paperless-NGX leicht in andere Systeme integrieren – wie z. B. Home Assistant, Zapier, n8n oder individuelle Skripte. So lassen sich clevere Automationen realisieren – vom Lichtsignal bei neuer Rechnung bis zur automatischen Weiterleitung an deine Steuerberatung.
What is Home Assistant?
Home Assistant is an open source platform for home automation that aims to connect and centrally control all devices in the home. It is designed to provide a unified user interface and simple, flexible control for a variety of smart home devices from different ecosystems. Here are some points in favor of Home Assistant:
- CompatibilityHome Assistant supports thousands of devices and services from various manufacturers, including lighting, air conditioning, heating, cameras, weather sensors, voice assistants and more.
- Local controlUnlike many commercial smart home platforms that rely on cloud services, Home Assistant runs locally on your network. This means increased privacy and reliability, as your smart home devices work even without an active internet connection.
- Automation and scenesOne of the main features of Home Assistant is the ability to create complex automations and scenarios. For example, you can have lights switch on automatically when it gets dark or turn on the heating when the temperature falls below a certain level.
- Simple user interfaceHome Assistant offers a user-friendly interface that makes it easy to monitor and control devices. This interface is fully customizable.
- Integration with voice assistantsHome Assistant can be integrated with voice assistants such as Amazon Alexa or Google Assistant to enable voice-controlled control of your smart home devices.
- Open source and community-drivenSince Home Assistant is open source, it is supported by an active community that is constantly developing new integrations and improving existing ones.
- Data protection and securityAs a locally running platform, Home Assistant has the advantage that the data remains within its own network. This protects privacy and increases security compared to cloud-based solutions.
In summary, Home Assistant is a powerful and flexible solution for those who want to design their own smart home and control their devices centrally, regardless of the manufacturer or ecosystem.
⚙️ So integrierst du Paperless-NGX in Home Assistant
- Paperless-NGX mit Docker aufsetzen
Am besten installierst du Paperless-NGX via Docker-Compose auf demselben Server, auf dem Home Assistant läuft (z. B. auf einem Raspberry Pi, Intel NUC oder einem Homeserver). Dazu findest du bereits einen passenden Artikel samt Video bei mir: Paperless-NGX - Integration nutzen (dazu im restlichen Artikel mehr):
Seit neuestem gibt es eine offizielle Integration von Paperless-NGX für Home Assistant.
- REST-API nutzen
Paperless-NGX bietet eine moderne REST-API, die du in Home Assistant integrieren kannst. Eine simple Möglichkeit zur Integration in Home Assistant ist derrest-Sensor orhttp-Sensor. Beispiel:
sensor:
- platform: rest
name: "Dokumente im Posteingang"
resource: http://192.168.178.29:8001/api/documents/?correspondent__isnull=true
value_template: "{{ value_json.count }}"
scan_interval: 300Damit liest Home Assistant regelmäßig den Status deines Paperless-Posteingangs aus. Der Vorteil von eigenen REST-Sensoren ist, dass man sie noch individueller gestalten kann. Aber es ist auch komplizierter.
🚀 Alle verfügbaren Sensoren und Features
Die Integration stellt eine Vielzahl an Sensoren bereit, die dir Echtzeit-Einblicke in den Status deines Paperless‑ngx-Systems bieten:
correspondents– Anzahl definierter Ansprechpartner (Korrespondenzpartner)document_types– Anzahl definierter Dokumenttypendocuments_inbox– Anzahl aktueller Dokumente im Eingangsordner (Posteingang)tags– Anzahl definierter Tagstotal_characters– Gesamtzahl der via OCR extrahierten Zeichentotal_documents– Gesamtzahl aller gespeicherten Dokumentetotal_storage– Gesamter von Paperless‑ngx belegter Speicherplatzavailable_storage– Noch verfügbarer Speicherplatzstatus_database– Status der Datenbank (erreichbar/fehlerfrei)status_index– Status des Dokumentenindexersstatus_classifier– Status des Klassifikators (Automatische Tagging/Classifier-Service)status_celery– Status des Celery-Task-Queues (Verarbeitung)**status_redis– Verfügbarkeit des Redis-Dienstes (für Task-Queue)status_sanity– Ergebnis der „Sanity Checks“ auf deine Dokumente
⚙️ Wichtige Voraussetzungen & Hinweise vor der Nutzung
- 🔐 Mindestens Paperless‑ngx 2.15
– Ältere Versionen werden nicht unterstützt. - 📚 Leserechte (Permissions)
– Du brauchst Leserechte für Dokumente, Tags, Dokumenttypen und Korrespondenzpartner. - 🛠 Admin-Rechte empfohlen
– Ohne Admin-Zugriff fehlen dir diagnostische Sensoren (z. B. Status: database, celery, redis etc. - 🧾 API-Token erstellen
– Melde dich bei Paperless‑ngx an → Profil → API Auth Token generieren → für Integration in Home Assistant verwenden
🛠 So richtest du die Integration ein
- Settings → Devices & Services → Add Integration
- Search for Paperless‑ngx
- Gib die URL deiner Instanz (z. B.
http://192.168.178.29:8001) und den API‑Token in.
💡 Nutzung & Integrationsmöglichkeiten
- Dashboard-Funktionalität:
Baue ein Übersichtspanel z. B. in Lovelace mit den Inbox- und Status-Sensoren. - Automatisierungen:
Trigger basierend auf:sensor.documents_inbox > 0status_*(z. B.status_database == 'OFFLINE'für Ausfall-Warnungen)
- Performance-Monitoring:
Überwache Speicherplatz, Index-Status und OCR-Classifier direkt in Home Assistant. - Fehleralarmierung:
Lasse dich benachrichtigen bei LDAP/DB-Ausfällen (z. B.status_database,status_celery).
🔔 Automation: Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
Du willst sofort wissen, wenn neue Dokumente gescannt oder hochgeladen wurden? Mit dieser Automation bekommst du eine Push-Benachrichtigung, sobald im Paperless-Posteingang neue Dateien liegen – und das zeitverzögert nach 5 Minuten, um unnötige Alarme zu vermeiden.
alias: Paperless neue Dokumente
description: Benachrichtigung, wenn Paperless neue Dokumente bekommt
trigger:
- platform: numeric_state
entity_id: sensor.http_192_168_178_29_8001_dokumente_im_posteingang
above: 0
for:
minutes: 5
action:
- service: notify.smartphones
data:
title: Paperless hat Dokumente
message: Sie haben Post.
data:
notification_icon: mdi:file-document-plus
channel: Notfall
importance: max
priority: high
ttl: 0
color: orange
timeout: 64800
mode: single🧠 Erklärung:
trigger: Sobald mehr als 0 Dokumente im Posteingang liegen und das länger als 5 Minuten, löst die Automation aus.action: Die Nachricht wird auf deine verbundenen Smartphones gepusht – inklusive hoher Priorität, Farbe und Icon.- Du kannst natürlich auch weitere Aktionen ergänzen: z. B. LED-Benachrichtigungen, Sprachausgaben via TTS oder Anzeige auf einem Dashboard.
🔗 Weitere Möglichkeiten & Ideen
- 📅 Automatische Erinnerung bei Fristen (Versicherungen, Rechnungen, Steuer)
- 📠 Integration deines Netzwerkscanners als Trigger für die Paperless-OCR-Verarbeitung
- 💡 NFC-Tag-gestützte Scans: Dokumente einscannen durch einfaches Tippen mit dem Smartphone
YouTube video implementation
Conclusion
Mit der Kombination aus Home Assistant and Paperless-NGX erschaffst du dir einen vollautomatisierten, datensouveränen Workflow. Du weißt jederzeit, ob wichtige Dokumente eingetroffen sind – ohne ständig die Weboberfläche öffnen zu müssen. Dank Home Assistant kannst du diesen Prozess auch vollständig an deinen Alltag anpassen – ganz nach deinen Regeln.
Wenn du bereits beide Tools nutzt, ist diese Integration ein absoluter No-Brainer. Wenn nicht – ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, damit zu starten. 🚀
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